Dicas práticas para gerenciar seu dia: as vantagens de criar rotinas (sem ficar preso a elas)

E aí, tudo bem contigo?

Antes de começar essa edição: talvez você não tenha visto, mas no sábado eu criei um chat no Substack (a plataforma interativa onde está essa lista) falando que foi aniversário da Newsletter. A edição zero saiu em 14 de outubro de 2020! Sim, teve uma parada grande no meio, por motivos de saude, mas aqui estou ainda. Sigo experimentando e mudando, o que é algo bacana do formato de lista, a gente não precisa ficar preso a uma fórmula. É uma jornada, e seguimos juntos. Obrigado pela sua companhia!

E no passo de hoje, eu vou te falar sobre como eu encaro as rotinas, como eu criei as minhas, e como elas me ajudaram, e podem ajudar você a melhorar e facilitar a sua vida. Rotina é vida, Mas para perceber isso, precisei mudar como eu as encarava…

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Rotina não é uma prisão. Ao contrário, é libertador

Por natureza sou meio caótico e desorganizado, e tenho a tendência de ser indisciploinado. Isso me causava problemas quando solteiro, e quando casado, mas depois que os nossos dois saguizinhos nasceram, o bicho pegou forte. Uma coisa é a sua desorganização bagunçar a sua vida, outra é começar a prejudicar seus filhos. Aí não dá.

Mas você não precisa ter filhos para perceber que criar rotinas na verdade vai te liberar tempo.

Sim, eu sei, a maioria das pessoas associa “rotina” com uma prisão, algo que engessa seu dia e impede de ter flexibilidade, que se torna maçante, chato, repetitivo. Eu pensava assim também. Demorou para cair minha ficha que rotina é na verdade uma ferramenta.

Como uma ferramenta, ela serve para facilitar a vida, e a gente usa conforme precisa. Ninguém deveria ficar preso usando chave de fenda quando precisa de um martelo. E não precisa usar sempre a mesma chave de fenda pra tudo que é tamanho de parafuso. No minuto que a sua rotina começa a te atrapalhar, você muda ela. E nos momentos que você precisa fazer algo imprevisto, que não está na sua rotina, você faz, ué. E retoma a rotina quando o imprevisto, ou a exceção passar. No resto do tempo, você continua com a sua rotina.

As vantagens de se ter uma rotina

Rotina serve para estruturar o dia, e tirar a fadiga de sempre estar decidindo o que fazer a seguir. A maior parte do que fazemos ao longo do dia é repetido, ou regular, e você ter que tomar decisões caso a caso toda vez é um desperdício de recurso mental, que só serve pra cansar sua mente. E aí quando você tem que tomar decisões sobre coisas não rotineiras, já está cansado e estressado.

Que horas você almoça? Que horas você vai dormir? Quando vai começar a preparar a janta? Você tem que tomar esses decisões todos os dias da sua vida… por que não já pré-decidir isso e liberar recurso mental pro que realmente importa?

Rotina permite você melhorar sua vida. A gente tende a imaginar que a vida melhora com grandes decisões e ações drásticas, quando na real, são as pequenas ações repetidas acumuladas ao longo do tempo que trazem os grandes resultados. Bons ou maus resultados, aliás. O problema é que a gente tende a desligar o cérebro nesses pequenas ações repetidas, criando de maneira inconsciente uma rotina, só que uma cheia de micro decisões ruins que se acumulam e viram um grande desastre, tão desastroso que chega uma hora que é impossível ignorar.

Quando a gente para e pensa e organiza uma rotina, podemos aproveitar e enfiar boas decisões nela, e aí sim por no automático. Aí é só esperar o resultado aparecer. Um dia você percebe que você está mais forte, ou menos estressado, e se lembra de uma época em que você estava o oposto disso, e pensa “como mesmo eu resolvi isso?”. Com a sua rotina, com micro decisões pré-tomadas que se acumularam.

Por exemplo: quando nossa filha começou a ir para a escolinha, a gente sempre chegava atrasado (e holandês tem uma definição bem estrita de atrasado). As vezes a gente tinha que sair correndo, dar algo pra ela comer no caminho, e o resultado era (merecida) bronca da professora, stress, e uma criança que não comeu direito para passar o dia de aula.

Por que isso? porque a gente deixava a decisão da hora de ir pra cama pra ser tomada todo dia, resultando em ceder a tentação de ficar até mais tarde vendo YouTube ou série, ou zoando no computador, ou trabalhando no site. E de manhã, a gente deixava a decisão de “o que vamos comer”pra ser tomada todo o dia, o que resultava em as vezes não ter o pão, ou o leite, porque a gente não tinha pensado sobre isso antes. Resultado: stress, pouco sono, criança atrasada e que não se alimentou direito.

Como resolvi? Todo mundo tem hora de dormir. Nós adultos é mais tarde, claro, mas mesmo assim. Chega na hora, eu não tenho que decidir “quero ver mais um vídeo” ou não, eu paro e vou me preparar para dormir. A mesa está arrumada para o dia seguinte, e a lava louça batendo.

De manhã eu acordo as 6h40, e sei que 6h45 eu tenho que por a mesa. Eu sempre tenho as opções regulares de café da manhã favoritas de todos. E não, nem sempre é igual — a gente compra coisas diferentes ao longo do tempo. Por exemplo, nem sempre tem a mesma fruta todo dia, mas sempre tem fruta. Nem sempre tem o mesmo iogurte, mas sempre tem um iogurte. Mesma coisa pra granola, etc. Você pode variar dentro da rotina. Rotina não é necessariamente tédio, rotina são decisões vantajosas pré-tomadas.

As 7h10 eu acordo as crianças, as 7h30 eles estão comendo, as 8h05 pondo sapato pra sair, 8h10 rua, 8h30 na frente da escola, todo freaking dia, nunca mais chegamos um único dia atrasado, e isso tem 6 anos. Zero atraso em seis anos.

Mas, Daniduc, e os imprevistos? Nunca dá nada errado? Opa, claro que dá. Múltiplas vezes. As vezes está nevando e as ruas estão impassáveis. Roubaram duas vezes a nossa bicicleta de transporte de sagui (como já contei).

E aí? Como a gente fez pra não chegar atrasado nesses dias de imprevisto? Bem, acontece que…

Imprevistos são previsíveis

O lance com imprevistos é que eles não acontecem sempre, mas eles sempre acontecem. Dado um período de tempo longo o suficiente, é garantido que algo fora do roteiro vai acontecer. Isso é absolutamente previsível. Algum dia vai furar um pneu. Algum dia o transporte vai atrasar. Alguma hora a rua vai estar em obras e você vai quer que desviar. E aqui em Amsterdam, sua bike vai ser roubada eventualmente.

Okay, talvez não acontece alguma dessas coisas, mas você entendeu: alguma hora, algo fora da rotina vai ocorrer. Você não sabe o quê, nem quando, mas sabe que vai ocorrer. Então, planeje para isso.

A gente sai as 8h10 todo dia para chegar as 8h30, mas na escola a gente pode entrar até as 8h45. Temos aí 15 minutos de margem extra para contornar exceções, imprevistos e bizarrias. No dia que a bike foi roubada, saímos a pé. Chegamos mais tarde do que o costumeiro? Sim. Chegamos a tempo pra aula? Sim também.

E isso vale para tudo na vida, incluíndo despesas extras. Uma hora a bike quebra e vai precisar de manutenção, o governo acha uma multa pra te dar, a lava louça pifa. É por isso que as pessoas fazem fundo de reserva. É a mesma coisa pro seu dia. Você faz fundo de reserva de tempo.

E se der um monte de coisa errada, tipo, três em sequência, e o seu buffer de tempo não é suficiente? Ué, aí você improvisa o melhor que dá. Liga na escola e conta do desastre, e consegue uma exceção. Mas aí será uma exceção verdadeira. Esse tipo de coisa e tão raro que não compensa incluir no seu planejamento. Em seis anos de levar eles pra escola, nunca aconteceu 3 perrengues ao mesmo tempo. Já aconteceram dois ao mesmo tempo, e chegamos no limite, mas chegamos. No dia que acontecer 3, será um evento que ocorre a cada década, aí okay, a gente lida. Mas isso é muito melhor do que lidar com eventos “imprevistos” que na verdade acontecem a cada duas ou três semanas, ou toda semana, ou pior, todo dia.

E nem todo dia precisa ser igual também. Eu sei que sábado eu vou deitar mais tarde, porque aí sim vou ficar zoando e vendo vídeo, ou filme com a esposa. Em vez de isso ser um imprevisto, decidido na hora, isso é planejado e incluso no plano. Fm de semana, as crianças comem doce no café da manhã e podem jogar video game (restringimos tela nos dias de aula). E sábado, a gente almoça quando dá fome. Tem espaço pra improvisar, mas o espaço do improviso está contabilizado.

Mas e a espontaneidade, Daniduc? E se aquele amigo que você não vê há anos aparece de repente e te convida pra um café surpresa? E se dá vontade de comer uma coisa gostosa extra, e se a esposa está no mood de ouvir um Barry Manilow e dançar de rostinho colado na hora do almoço porque hoje ela teve uma folga inesperada do emprego que liberou todo mundo porque a internet do escritório central parou porque pifou o hub central? Uai, vai! É o mesmo princípio do desastre de 3 coisas dando erradas ao mesmo tempo: você avalia e decide conforme for o caso… inclusive porque aí você tem a energia mental para isso, porque a sua rotina toma conta 99,9% do tempo.

Você não assinou um contrato em sangue com a máfia, você só desenvolveu uma rotina pra te ajudar a viver a vida de maneira mais eficiente. O que me leva pro próximo ponto…

Rotinas podem, e devem ser adaptadas e mudadas conforme sua necessidade

E se a sua rotina está chata, ou não tá servindo mais porque sua vida mudou de alguma maneira? Tipo, a nossa filha mais velha agora vai para a escola secundária. Aqueles horários da manhã não servem mais para ela. E agora? E agora??! E AGORA INTERROGAÇÃO!

Só muda a rotina para ajustar a nova realidade. Fim, like and subscribe. Simples. Muita gente acha que porque algo está na rotina, não pode ser mudado, tipo, nunca mais. Aí eu volto pro meu ponto inicial: rotinas são ferramentas. mudou a realidade, muda a rotina. A nossa rotina está sempre mudando.

Mas ai ainda é rotina? Sim, claro! De novo, rotina é apenas um conjunto de decisões pré-tomadas. Você pode, alias deve, mudar essas decisões conforme a necessidade. Não precisa mudar todas elas ao mesmo tempo. Quando você nota que uma não presta mais, muda essa. E quando você descobre uma maneira melhor de fazer alguma coisa, muda isso e passa a fazer do mesmo jeito. Zero necessidade de ficar fazendo algo só porque “a gente sempre fez assim’. Isso Não é rotina, isso é atraso de vida.

Como criar sua rotina: Calcule o tempo de trás para diante (a máquina do tempo da vida real)

Se você não tem nenhuma rotina, como eu não tinha antes dos meus filhos, criar uma pode parecer uma tarefa impossível. Mas não é tanto assim, Primeiro, você não precisa criar todo o conjunto de decisões ao mesmo tempo. Você pode começar om algumas e ir acrescentando/mudando conforme vai testando.

Mas o grande truque que me ajudou foi o seguinte: comece criando sua rotina de trás para frente. Em vez de decidir que horas você tem que acordar e aí o que você vai fazer depois, pense: que horas eu tenho que estar na escola? Eu quero estar na frente do portão (na maioria dos dias) as 8h30. Nós chegamos normalmente em 15 minutos, mas vamos dar 20. isso quer dizer que eu tenho de sair as 8h10. A criança precisa de 5 minutos pra por sapato, então 8h5 hora de por sapato. Ela demora 20 minutos pra tirar pijama e por a roupa da escola, 8h45 ela tem de terminar de comer. Ela come o bowl de iogurte. e granola em 15 minutos. Para ela estar comendo as 7h30 ela precisa sair da cama as 7h20, e preparar o bowl, e ligar o cérebro. Menos 10 minutos pra acordar e fazer xixi, etc. Então tenho que chamar a criatura as 7h10. Eu preciso de 25 minutos pra por a mesa e preparar o lanche e almoço do serzinho. 6h45 então tenho que começar. Em preciso de 5 minutos pra seis da cama, minha hora de acordar é 6h40.

E para eu estar acordado, e bem, as 6h40 da manhã, que horas eu tenho que ir para cama? 23h00 tá bom, são 7h30 de sono (é um exemplo).

Eu gosto de tomar banho antes de deitar. Então, as 22h30 eu tenho que parar o que estou fazendo e ir para o banheiro, para escovar dente, tomar banho etc. Mas eu gosto de ver Youtube antes de dormir. Uma hora de YT? Okay, as 21h30 é a hora de sentar pra ver meus vídeos. Mas eu quero ter a mesa tirada e lava louça batendo antes de ver vídeo, não… e assim você vai. Ai você ve a hora da janta, a hora do lanche da tarde, a hora do almoço, quantos empo você precisa para estar (cedo na maioria dos dias) na escola ou trabalho, dai você ve o tempo que você precisa pro café da manhã, e por aí vai. Você pegou o princípio:

Comece do ponto que tem um horário inflexível (hora de entrar na escola, ou trabalho, ou o que for) e calcule de trás pra diante.

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Que venham os próximos anos de Lista!

Forte abraço

Daniduc